Le workflow de validation est souvent le goulot d'étranglement de toute administration : un document reste bloqué à une étape, personne ne sait pourquoi, et des deadlines passent sans que personne ne s'en aperçoive à temps.
La première étape pour optimiser est de mesurer. Combien de jours en moyenne un dossier passe-t-il à chaque statut ? À quelle étape y a-t-il le plus de rejets ? Qui sont les agents les plus rapides et pourquoi ?
Sans données, on ne peut pas améliorer. Un bon système enregistre automatiquement chaque transition avec son horodatage — ce qui permet de calculer le délai moyen à chaque étape et d'identifier précisément où le workflow ralentit.
Un workflow ne fonctionne que si chaque acteur est informé en temps réel de ce qu'il doit faire. Les notifications push, les badges de comptage et les alertes sonores transforment un système passif en outil proactif.
L'objectif : aucun agent ne doit "oublier" qu'il a un dossier en attente. Le système doit le lui rappeler activement, sans qu'il ait besoin de se connecter pour vérifier.
CourrierFlex offre une vue Kanban, des indicateurs de délai et des alertes automatiques.
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