L'une des frustrations les plus courantes dans la gestion du courrier administratif : l'expéditeur ne sait jamais où en est sa demande. Il rappelle, se déplace, envoie des relances. Le secrétariat répond aux mêmes questions dix fois par jour. Avec CourrierFlex v2.1, ce problème est résolu automatiquement.
Lors de l'enregistrement du courrier entrant, le secrétariat saisit (optionnellement) l'adresse email de l'expéditeur. Le champ s'affiche directement sous l'objet dans le formulaire.
Assignation, traitement, validation, signature — rien ne change dans le circuit habituel. L'email est stocké en base et attend le bon moment.
Quand le secrétariat enregistre la réponse officielle, le système détecte automatiquement l'email de l'expéditeur lié au courrier entrant d'origine.
L'expéditeur reçoit un email professionnel avec l'objet de son courrier, la référence, la date de disponibilité et un message lui demandant de se rapprocher du secrétariat. Zéro action de plus pour le secrétariat.
Bonjour M. Diallo Ibrahim,
Votre courrier portant sur :
a été traité avec succès et la réponse est maintenant disponible.
Nous vous remercions.
Le Secrétariat — DCMP Saint-Louis
Simple à activer : saisissez l'email de l'expéditeur à la création du courrier. Le reste est automatique.
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